Số hóa văn bản: TPHCM đạt con số kỷ lục 15 triệu lượt

Tính đến ngày 28/8/2024, đã có hơn 15.463.976 lượt văn bản điện tử được trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị thông qua hệ thống trục liên thông văn bản của TPHCM. Đây là một bước tiến quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số của thành phố, hướng đến mục tiêu đưa toàn bộ nền công vụ lên môi trường số vào năm 2025. Không chỉ dừng lại ở việc số hóa hồ sơ, TPHCM đang hướng tới việc thực hiện toàn bộ quy trình trên nền tảng số, cùng với việc cung cấp các dịch vụ công trực tuyến toàn trình.

Từ văn bản giấy đến văn bản điện tử: Cuộc cách mạng của TPHCM

Từ ngày 1/8/2024, UBND TPHCM đã chính thức ngừng tiếp nhận văn bản giấy, ngoại trừ 4 loại hồ sơ, văn bản đặc biệt, đồng thời trả lại các hồ sơ điện tử không tuân thủ quy định về thành phần. Điều này cho thấy sự quyết tâm của thành phố trong việc thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện.

Bắt đầu từ năm 2017, TPHCM đã trở thành địa phương đầu tiên trên cả nước triển khai liên thông văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trên quy mô lớn, từ văn phòng ủy ban đến các sở ngành, quận huyện. Văn phòng Chính phủ đã đánh giá cao và lựa chọn mô hình của TPHCM để nhân rộng trên toàn quốc.

Nền tảng quản lý văn bản điện tử: Cơ sở hạ tầng vững chắc

Trong năm 2023, Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố và Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) đã nâng cấp trục liên thông văn bản mới và phát triển phần mềm liên thông văn bản dùng chung, đảm bảo việc gửi, nhận văn bản ổn định, thông suốt, an toàn thông tin. Hơn 300 tài khoản đã được cấp cho các đơn vị sử dụng phần mềm này, giúp tăng cường khả năng trao đổi văn bản điện tử trong toàn hệ thống hành chính của TPHCM.

Đến ngày 28/8/2024, Hệ thống liên thông văn bản của TPHCM đã kết nối với 78.977 đơn vị trên toàn quốc, và 1.921 đơn vị trong thành phố đã được cấp mã định danh để thực hiện liên thông văn bản.

Những thách thức còn tồn tại

Mặc dù đã có những thành tựu lớn, vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong việc sử dụng hệ thống văn bản điện tử. Một số cơ quan vẫn gửi file tài liệu có văn bản mật, nhập sai số ký hiệu gốc, hoặc gửi văn bản không đúng thời gian ban hành. Điều này đã dẫn đến việc Văn phòng UBND TPHCM phải đưa ra nhiều giải pháp nhằm khắc phục và tăng cường hiệu quả vận hành hệ thống.

Mục tiêu 2025: TPHCM tiên phong trong chính phủ số

TPHCM đang tiến gần hơn đến mục tiêu trở thành một thành phố chính phủ số vào năm 2025. Với hệ thống liên thông văn bản điện tử được nâng cấp và các quy định chặt chẽ, TPHCM đang xây dựng một mô hình công vụ hiện đại, không chỉ số hóa quy trình mà còn đảm bảo tính hiệu quả và an toàn cho việc gửi, nhận văn bản. Đây là bước đệm quan trọng để thành phố hướng đến một tương lai số toàn diện.